Lukisanku.id-Dalam dunia kerja, terutama di lingkungan organisasi, istilah administrasi dan manajemen sering kali digunakan secara bergantian. Namun, meskipun keduanya memiliki kesamaan dalam praktik sehari-hari, secara teoritis ada perbedaan yang mendasar antara administrasi dan manajemen.
Perbedaan ini, meskipun tidak selalu terlihat jelas dalam aplikasi praktis, penting untuk dipahami terutama bagi mereka yang bekerja dalam lingkungan bisnis atau organisasi. Setelah membaca artikel ini, Anda akan lebih memahami apa yang membedakan administrasi dari manajemen dan bagaimana keduanya saling melengkapi dalam operasional suatu organisasi.
Pengertian Administrasi dan Manajemen
Untuk memahami perbedaan antara administrasi dan manajemen, kita harus terlebih dahulu memahami definisi dari kedua istilah ini.
Administrasi Mengatur dan Mengelola Informasi
Administrasi dapat diartikan sebagai keseluruhan kegiatan yang melibatkan pencatatan secara tertulis dan tersusun secara sistematis dari berbagai keterangan yang ada untuk mempermudah dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. Administrasi berfungsi sebagai tulang punggung dari sebuah organisasi, karena berperan dalam pembentukan rencana, kebijakan, prosedur, aturan, pengaturan objektif dan tujuan, serta penegakan regulasi dan aturan. Dalam sebuah organisasi, administrasi berada di lapisan tertinggi dari hierarki manajemen, bersifat birokratis dan mengontrol seluruh aspek operasional melalui regulasi dan kebijakan yang ditetapkan.
Sebagai contoh, ketika seseorang hendak berobat ke rumah sakit, ia harus mengurus administrasi terlebih dahulu, seperti registrasi pasien dan pembayaran biaya berobat. Proses ini menunjukkan bagaimana administrasi berperan dalam mengatur dan mencatat informasi yang diperlukan untuk kelancaran operasi organisasi.
Manajemen, Seni Mengelola Sumber Daya
Manajemen, di sisi lain, adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Manajemen dapat didefinisikan sebagai tindakan mengelola pekerjaan dan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumber daya yang ada. Kegiatan utama dalam manajemen meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, motivasi, koordinasi, dan pengambilan keputusan. Manajemen berorientasi pada hasil, dengan fokus pada pencapaian tujuan yang diinginkan.
Dalam manajemen, dikenal konsep 5M yang menjadi dasar dari setiap operasi: Men (orang), Material (bahan), Machines (mesin), Method (metode), dan Money (uang). Konsep ini menunjukkan bahwa manajemen berperan dalam pengelolaan sumber daya yang ada untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam mencapai tujuan organisasi.
Perbedaan Administrasi dan Manajemen
Setelah memahami pengertian dari administrasi dan manajemen, mari kita lihat perbedaan keduanya secara lebih detail. Perbedaan ini bisa dilihat dari berbagai aspek seperti peran, kewenangan, pekerjaan, dan wilayah operasi.
Peran dan Kewenangan
Administrasi berperan dalam menentukan apa yang harus diselesaikan dan kapan pekerjaan tersebut harus selesai. Dengan kata lain, administrasi lebih berfokus pada perencanaan dan pengambilan keputusan strategis di tingkat atas organisasi. Administrasi berwenang di level atas organisasi, di mana mereka menetapkan tujuan, kebijakan, dan rencana yang akan dijalankan oleh manajemen.
Sebaliknya, manajemen berperan sebagai pelaksana dari apa yang telah ditetapkan oleh administrasi. Manajemen bertanggung jawab untuk menentukan siapa yang melakukan pekerjaan dan bagaimana pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Kewenangan manajemen lebih berada di level menengah hingga bawah, di mana mereka menerapkan kebijakan dan rencana yang telah ditetapkan oleh administrasi.
Pekerjaan dan Wilayah Operasi
Dalam hal pekerjaan, administrasi bertanggung jawab untuk menentukan tujuan, menyusun kebijakan, dan merumuskan rencana. Administrasi bekerja di kantor pemerintah, klub, militer, rumah sakit, perusahaan bisnis, organisasi pendidikan, dan agama. Wilayah operasinya mencakup pengendalian penuh atas semua aktivitas di organisasi.
Manajemen, di sisi lain, bertugas untuk menjalankan kebijakan sebagai aksi nyata dan menerapkan rencana yang telah disusun oleh administrasi. Manajemen lebih berfokus pada melaksanakan pekerjaan dan bekerja di bawah administrasi. Dalam konteks organisasi bisnis, manajemen beroperasi untuk memastikan bahwa semua sumber daya digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Representasi dan Juru Kunci
Dari segi representasi, administrasi mewakili pemilik atau pihak yang mendapatkan imbalan dari modal yang diinvestasikan, seperti pemegang saham. Administrator, yang merupakan juru kunci administrasi, bertanggung jawab untuk memastikan bahwa organisasi berjalan sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah ditetapkan.
Manajemen, di sisi lain, mewakili karyawan yang bekerja untuk mendapatkan upah. Manajer, yang merupakan juru kunci manajemen, bertanggung jawab untuk mengelola tim dan memastikan bahwa pekerjaan yang diberikan kepada karyawan diselesaikan dengan baik.
Meskipun administrasi dan manajemen sering kali digunakan secara bergantian, keduanya memiliki peran dan fungsi yang berbeda dalam operasional organisasi. Administrasi lebih berfokus pada perencanaan, pengambilan keputusan, dan pengendalian di level atas, sementara manajemen bertanggung jawab untuk pelaksanaan kebijakan dan rencana yang telah ditetapkan oleh administrasi. Kedua fungsi ini saling melengkapi, dengan administrasi menetapkan arah dan tujuan organisasi, dan manajemen memastikan bahwa tujuan tersebut tercapai dengan efektif.
Dengan memahami perbedaan antara administrasi dan manajemen, kita dapat lebih menghargai peran penting yang dimainkan oleh kedua fungsi ini dalam menjaga kelancaran operasional organisasi. Artikel ini diharapkan dapat memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang administrasi dan manajemen, serta bagaimana keduanya berinteraksi dalam dunia kerja.